Procedury firmy: szablon Notion dla małej firmy

Instrukcja, jak wysłać ofertę albo zamknąć miesiąc z księgową, siedzi zwykle w głowie właściciela albo w pliku sprzed dwóch lat, którego nikt nie otwiera. Ten moduł trzyma sposób pracy Twojej firmy w jednym miejscu w Notion: procedury, procesy, zasady i checklisty, każdą z osobą, która za nią odpowiada, i z terminem, w którym ktoś ma ją przeczytać jeszcze raz. Do tego pytania zespołu, które czekają na odpowiedź, i plan pierwszego miesiąca dla osoby, która właśnie dołącza. Na start wystarczy pięć tematów, które wracają w pytaniach zespołu. Gdy potrzebujesz samej listy procedur z przeglądem, może Ci wystarczyć darmowy Lite, opisany niżej.

Znasz to?

Nowa graficzka pyta trzeci dzień z rzędu, gdzie leżą pliki klienta i kto akceptuje projekt przed wysyłką. Odpowiadasz na komunikatorze, bo tak szybciej, i za miesiąc to samo pytanie zada ktoś następny. Instrukcja wystawiania faktury istnieje, tylko opisuje program, z którego zrezygnowaliście wiosną. A gdy odchodzi osoba, która jako jedyna wiedziała, jak publikujecie posty klientów, wiedza wychodzi razem z nią.

Folder z dokumentami tego nie naprawi, bo dokument nie mówi, czy jest jeszcze prawdziwy, ani kto ma go poprawić. Brakuje miejsca, w którym stara instrukcja sama wraca do przeczytania, pytanie bez odpowiedzi zostaje na oczach, aż ktoś je zamknie, a pierwszy miesiąc nowej osoby ma kroki z terminami zamiast „siądź obok Tomka”.

Dla kogo

Z modułu skorzysta właściciel albo właścicielka studia, agencji czy pracowni na kilka osób, a także osoba, która w takiej firmie pilnuje porządku w pracy zespołu.

Jak to działa

Trzy cykle, które moduł trzyma na widoku, zamiast żebyś pamiętał o nich sam: przegląd, pytania i pierwszy miesiąc nowej osoby.

Procesy pokazują drogę pracy od zapytania do faktury: kto komu przekazuje i którą procedurę czytać na każdym etapie. Proces ma listę etapów, obrazek przebiegu i zakładkę z procedurami, z których korzysta, więc gdy wycofasz jedną z nich, moduł pokaże ją na osobnej liście, dopóki nie poprawisz procesu.

Co dostajesz

Przegląd, który się upomina

Datę następnego przeglądu liczy sam moduł z rytmu i dnia ostatniego sprawdzenia, więc nikt jej nie przepisuje. Obowiązująca procedura bez rytmu albo bez daty nie chowa się: stoi na samej górze listy, dopóki ktoś tego nie uzupełni. Zasadę, która się nie starzeje, oznaczasz „Nie wymaga przeglądu” i znika z kolejki na stałe. Działa to na kolumnach modułu, więc na każdym planie Notion, także darmowym.

Szkic, wersja i historia zmian

Pozycja założona przyciskiem zaczyna jako szkic i nie trafia do „Jak to robimy”, dopóki ktoś nie kliknie „Zatwierdzam” w zakładce „Szkice”. Szablon każdej strony ma tabelę „Co się zmieniło”, a numer wersji mówi, czy zmieniło się słowo, czy sposób działania. Zakładka „Ostatnio zmienione” na stronie Procedury pokazuje, co ostatnio poprawiono, bo Notion nikogo o tym nie zawiadomi.

Cztery rodzaje, cztery szablony

Procedura to kroki jednej osoby, proces to droga przez kilka osób, zasada mieści się w jednym zdaniu ważnym zawsze, a checklista to kratki, które przechodzi się przy każdej powtarzalnej robocie. Każdy rodzaj ma swój przycisk i swój układ strony z gotowymi sekcjami, więc pisanie zaczynasz od wypełnienia, a nie od pustej kartki.

Ludzie bez kont i odejścia bez strat

Właściciel procedury, opiekun i osoba wdrażana stoją na liście Osoby, więc nikt z nich nie musi mieć konta w Notion: wpiszesz też podwykonawcę czy zewnętrzną księgową. Gdy ktoś odchodzi, zmieniasz jego status na Odchodzi, a zakładka „Do przekazania” trzyma go na widoku, dopóki nie przekażesz jego procedur i wdrożeń i nie ustawisz Poza zespołem.

Lite za darmo albo pełny moduł

Lite wystarczy, jeśli chcesz uporządkować to, co już wiesz, i nie zatrudniasz w najbliższym czasie. Pełny moduł ma sens, gdy ktoś dołącza do zespołu, gdy pytania krążą po komunikatorze albo gdy praca przechodzi przez kilka osób i chcesz to rozpisać jako proces. Procedury z Lite nie przejdą do pełnego modułu same: przepisujesz je ręcznie (kolumny nazywają się tak samo) albo zlecasz nam przeniesienie odpłatnie. Wersję Lite wyślemy Ci po wpisaniu adresu e-mail w ramce poniżej.

Granice modułu

Moduł nie wysyła powiadomień. O przeglądzie przypomina lista na stronie startowej, do której zaglądasz, najlepiej w stały dzień tygodnia, a przypomnienie Notion ustawisz tylko na dacie wpisanej ręcznie. Treści procedur nie dostajesz: szablon daje układ strony, a słowa są Twoje. Checklista nie zapisuje, kto ją przeszedł, a spis procedur nie zastąpi porady prawnej ani kadrowej. Grafik urlopów, role i zakresy obowiązków zostają poza modułem, a dostępy i sprzęt odchodzącej osoby prowadzi inny moduł z tej linii, Subskrypcje i licencje. Kopia, którą zduplikujesz, nie zmieni się, gdy wydamy poprawki.

Przypomnienie o przeglądzie wysyłane mailem albo pytania z komunikatora wpadające prosto do bazy może obsłużyć automat działający poza Notion. Zbudujemy go na zamówienie: użyj przycisku „Zapytaj o customowe rozwiązanie”, opisz, czego potrzebujesz, a odpiszemy z wyceną.

Notion AI dla planów Business i Enterprise

Notion AI nie jest potrzebny do niczego, co opisaliśmy wyżej. Warstwa AI to dodatek, który zadziała tylko u osób z planem Business albo Enterprise.

Z kopią przychodzą cztery strony-skille: „Zaplanuj ścieżkę dla roli”, „Napisz procedurę z notatki”, „Sprawdź procedurę przed przeglądem” i „Znajdź odpowiedź w procedurach” (zakładka Skills na stronie startowej, Procedury i Wdrożenia), a na stronie Zasoby instrukcja dla AI „Asystent procedur” i przepis „Agent: Strażnik przeglądów”. Działają tylko z Notion AI, czyli w workspace na planie Business lub Enterprise. Agenta tworzysz samodzielnie, krok po kroku z Pomocy, a każdy jego przebieg kosztuje kredyty Notion AI. Kto nie ma Notion AI, przeczyta strony skilli jak zwykłą ściągę. Wersja Lite skilli nie zawiera.

Pierwsze kroki