Subskrypcje i licencje: szablon Notion dla małej firmy

Firmowa karta płaci za kilkanaście narzędzi, kilka z nich w dolarach albo euro, a ile to razem, wiadomo dopiero wtedy, gdy ktoś usiądzie z wyciągiem. Ten moduł zbiera wszystkie opłaty w jednej bazie w Notion i przelicza je na złotówki. Na stronie startowej widać płatności z najbliższego miesiąca, a plany roczne i kwartalne same stają na liście do decyzji, zanim minie termin rezygnacji. Obok prowadzisz ludzi z ich kontami w narzędziach, licencje kupione raz i sprzęt. Na start wystarczy pięć największych pozycji z wyciągu, a gdy płacisz tylko za siebie, zacznij od darmowej wersji Lite opisanej niżej.

Znasz to?

Z karty schodzi roczna opłata za program, z którego mieliście zrezygnować. Decyzja zapadła w rozmowie, tylko nikt nie zanotował, do którego dnia trzeba ją przeprowadzić u dostawcy. Miesiąc później faktura pokazuje konto podwykonawczyni, która skończyła zlecenie na wiosnę. A na pytanie wspólnika, ile właściwie płacicie za wszystkie programy, odpowiedź brzmi „sprawdzę”.

Arkusz z datami tu nie pomoże, bo jedna kolumna daty nie odróżnia „odnowi się” od „skończy się”, a ustalenie z rozmowy nigdzie nie zostaje. Brakuje miejsca, w którym plan sam staje na liście przed terminem, a rezygnacja wisi na widoku, dopóki ktoś naprawdę nie anuluje go u dostawcy.

Dla kogo

Moduł jest dla osoby, która w agencji, studiu albo pracowni na kilka osób trzyma firmową kartę i płaci za narzędzia: właściciela, właścicielki albo kogoś z biura.

Jak to działa

Najważniejsze w module są zakładka „Do decyzji” na stronie startowej i dwa przyciski przy każdej pozycji na tej liście.

Spóźniona decyzja nie przepada: pozycja stoi w „Do decyzji”, dopóki płatność nie zejdzie, a rezygnacja kliknięta po terminie dostaje datę końca o cały okres później, bo za niego i tak zapłacisz. Opłat miesięcznych na tej liście nie ma, bo miesięczny plan wyłączasz przed każdą kolejną płatnością.

Co dostajesz

Koszt w złotówkach, także z dolarów i euro

Kwotę wpisujesz w złotówkach albo w walucie dostawcy, razem z rytmem płatności: od tygodniowego po dwuletni, a dla rozliczeń za zużycie średnią z ostatnich miesięcy. Rejestr zamienia to na koszt miesięczny i roczny w złotówkach po kursie trzymanym w jednym miejscu. Zakładka „Płacimy teraz” ustawia wszystko od najdroższej pozycji, a pod tabelą stoi suma, którą zobaczysz od pierwszej wpisanej opłaty.

Miesiąc do przodu na pierwszym ekranie

Domyślna zakładka strony startowej to „Najbliższe 30 dni”: płatności po kolei, z kwotą w złotówkach i kartą, z której zejdą. Datę następnej płatności rejestr przesuwa sam po każdym okresie, więc nikt jej nie poprawia co miesiąc. Obok czekają kalendarz płatności i okresy próbne z dniem, w którym darmowy test się kończy.

Kto ma konto w którym narzędziu

Przy narzędziu zaznaczasz, kto ma w nim konto i kto o nim decyduje, a przy planach z miejscami ich liczbę. Zakładka „Wolne miejsca” pokazuje plany, w których płacisz za więcej miejsc, niż ktoś używa. Gdy ktoś kończy współpracę, ustawiasz mu status Odchodzi, a jego strona zbiera dostępy z linkiem do panelu i sposobem logowania, narzędzia pod jego opieką, sprzęt i licencje. Ludzie w rejestrze nie potrzebują konta w Notion, więc wpiszesz tu również podwykonawców i zewnętrzną księgową.

Licencje kupione raz i sprzęt

Program kupiony na stałe trafia do Licencji: na ile stanowisk, kto go używa, gdzie leży klucz i do kiedy producent daje wsparcie. Sprzęt dostaje numer seryjny, datę zakupu, osobę, u której jest, i koniec gwarancji, a miesiąc przed tym dniem pojawia się na liście „Gwarancja kończy się”.

Porządek raz w miesiącu

Strona Subskrypcje ma zakładki, które same zbierają kandydatów do cięcia: opłaty bez opiekuna, plany z wolnymi miejscami i pozycje, których nikt nie oglądał od pół roku. W „Do przeglądu” przy każdej pozycji klikasz „Zostaje” albo „Rezygnujemy”, a wygasłe rezygnacje czekają w osobnej zakładce, aż je zamkniesz.

Darmowy Lite czy pełny moduł

Lite wystarczy, jeśli płacisz za narzędzia sam, bez zespołu, sprzętu i rocznych umów do pilnowania. Pełny moduł ma sens od chwili, gdy do firmowych kont loguje się ktoś jeszcze albo gdy w rejestrze stoją plany roczne, których termin rezygnacji łatwo przegapić. Lite dostajesz za adres e-mail, przez formularz poniżej.

Szukasz darmowego „Monitora Subskrypcji i Opłat”? Jego miejsce zajął Lite: koszty miesięczne i roczne, kalendarz płatności, okresy próbne i kategorie, a dolary i euro zamienia na złotówki.

Granice modułu

Rejestr nie łączy się z kartą, bankiem ani pocztą. Widzi wyłącznie wpisane ręcznie opłaty, dlatego raz w miesiącu dobrze jest zestawić „Płacimy teraz” z wyciągiem. Notion nie wyśle też sam powiadomienia przed płatnością: lista na stronie startowej czeka, aż do niej zajrzysz, a przypomnienie dodasz sam przy dniu, w którym kończy się darmowy test, gwarancja albo wsparcie producenta. Kursy walut aktualizujesz sam, euro i dolar przychodzą z kursem na start. Haseł tu nie trzymasz: przy narzędziu zostaje tylko informacja, jak się logujecie, i adres panelu. Po wydaniu nowej wersji Twoja kopia zostaje taka, jak była.

Faktury wczytywane ze skrzynki, powiadomienie mailem albo na komunikatorze czy kursy pobierane automatycznie może zrobić osobny automat poza Notion. Kliknij wtedy „Zapytaj o customowe rozwiązanie”, a wrócimy z pytaniami i wyceną.

Notion AI, jeśli z niego korzystasz

Wszystko, co opisane wyżej, działa bez Notion AI. Ta warstwa jest dodatkiem i potrzebuje planu Business albo Enterprise.

Paczka zawiera cztery skille na osobnych stronach: „Dodaj subskrypcję z wiadomości”, „Zrób przegląd odnowień”, „Znajdź oszczędności” i „Lista przy odejściu osoby”. Na stronie Zasoby leżą zasady dla AI „Asystent subskrypcji” i przepis na agenta „Stróż odnowień”. Agenta zakładasz u siebie sam, krok po kroku według Pomocy, a przepis opisuje cotygodniowy mail z przeglądem opłat, bez zmian w rejestrze. Każde uruchomienie agenta zużywa kredyty Notion AI, więc zakładając go, ustawiasz mu limit kredytów. Bez Notion AI strony skilli zostają ściągą, a ich kroki wykonasz samodzielnie. W Lite tej warstwy nie ma.

Pierwsze kroki