Dla kogo to jest

Dla małej firmy, w której to, jak się coś robi, wie głównie jedna albo dwie osoby. Zasady są w mailach, na dysku i w głowach, a nowa osoba albo zastępstwo na czas urlopu uczy się ich, pytając po kolei o wszystko.

Co się psuło

Te same pytania wracają co tydzień: gdzie jest wzór umowy, jak wystawić korektę, co odpisać klientowi, który chce zwrotu. Odpowiedź zna jedna osoba, więc każde pytanie odrywa ją od pracy.

To, co już jest spisane, leży w jednym folderze pod podobnymi nazwami. Nie wiadomo, co jest zasadą obowiązującą wszystkich, a co czyimś sposobem na jedną sprawę, ani kogo zapytać, gdy dokument przestał pasować do tego, jak dziś pracujecie.

Jak to działa teraz

Każdy rodzaj dokumentu ma swoje miejsce
Polityka mówi, czego firma pilnuje. Proces pokazuje, kto co robi i w jakiej kolejności. Procedura i instrukcja prowadzą krok po kroku przez jedną czynność, a checklisty i odpowiedzi na częste pytania są pod ręką przy pracy. Każdy z tych rodzajów ma w Notionie swoje miejsce, więc wiadomo, gdzie szukać i czego się spodziewać.
Za dokument odpowiada konkretna osoba
Przy dokumencie stoi osoba, która za niego odpowiada, więc wiadomo, kogo zapytać i kto poprawia, gdy coś się zmienia. Dokument, który przestał obowiązywać, dostaje status wycofanego, zamiast leżeć obok aktualnych.
Baza sama pokazuje braki
Przy każdym dokumencie stoi wynik kontroli, która sprawdza między innymi, czy gotowy dokument ma rodzaj, opis i właściciela. Kontrola obejmuje też polityki i procesy. Brak widać od razu przy dokumencie, zamiast przy pierwszym pytaniu, na które dokument nie odpowiada.

Co dalej z tym zrobisz

Baza jest zwykłą bazą w Notionie, na Twoim koncie. Nowy rodzaj dokumentu, nowy dział czy kolejną osobę z dostępem dokładasz sam, bez zamawiania przeróbki, a kontrola braków obejmuje nowe dokumenty od pierwszego dnia.

Co z tego wychodzi

Pytania trafiają do bazy, a nie do jednej osoby. Nowa osoba szuka odpowiedzi sama, zamiast odrywać kogoś od pracy.
Wiadomo, czego szukać i gdzie. Zasada jest polityką, kolejność pracy procesem, a konkretna czynność procedurą.
Wiadomo, kto odpowiada za dokument. Pytanie o nieaktualną instrukcję ma adresata.
Braki widać od razu. Gotowy dokument bez właściciela albo bez opisu jest oznaczony przy sobie.

Gdzie jeszcze zadziała

Wszędzie tam, gdzie firma robi te same rzeczy według ustalonych zasad, a zasady zna kilka osób. Biuro rachunkowe z procedurą zamknięcia miesiąca i listami dokumentów od klientów. Gabinet albo serwis z instrukcją przyjęcia klienta i cennikiem usług. Sklep internetowy z zasadami zwrotów, reklamacji i gotowymi odpowiedziami dla klientów.

Co dostajesz

Bazę wiedzy w Notionie z dokumentami przeniesionymi z dysków i maili i podzielonymi na rodzaje: polityki, procesy, procedury, instrukcje, checklisty i odpowiedzi na częste pytania. Właściciela przy każdym dokumencie i kontrolę braków, która działa od pierwszego dnia.