Jak pilnować terminów umów automatycznie: mój automat w n8n i Notion

Kiedy kończy się Twoja umowa najmu? A polisa OC firmy albo abonament na internet? Jeśli żeby to sprawdzić, trzeba otworzyć segregator, łatwo przegapić moment, w którym trzeba umowę wypowiedzieć albo przedłużyć. Jak pilnować terminów umów, żeby nie trzymać ich w głowie? U mnie robi to automat w n8n: codziennie o 8:00 czyta moje umowy z Notion, liczy, ile dni zostało do terminu, i przypomina mi z wyprzedzeniem. Pokazuję, co dokładnie robi, jak wyglądają przypomnienia i czego potrzeba, żeby mieć taki u siebie.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Co robi automat pilnujący terminów umów i kiedy wysyła przypomnienia
• Jak wygląda przypomnienie i dlaczego nie zasypuje wiadomościami
• Czego pilnuje poza terminami: umów, które utknęły przed podpisem
• Ile to kosztuje czasu na co dzień
• Czego potrzeba u Ciebie, żeby taki automat działał

W skrócie: automat przypomina 30 i 14 dni przed terminem, który wpisałem przy umowie, a w ostatnim tygodniu codziennie, także mailem, aż zaznaczę decyzję albo termin minie. Daty wpisuję sam; automat pilnuje, żebym o nich nie zapomniał.

Dlaczego terminy umów uciekają

Umowa podpisana raz ląduje w segregatorze albo w mailu i nikt do niej nie wraca, dopóki nie przyjdzie faktura. Termin wypowiedzenia nie przypomina o sobie sam. Kalendarz pomaga tylko wtedy, gdy przy każdej umowie ktoś pamięta, żeby wpisać do niego datę, a przy przedłużeniu ją poprawić. U mnie chodziło o prostą rzecz: nie chcę pamiętać dat ani sprawdzać, czy jakaś umowa nie utknęła.

Jak pilnować terminów umów automatycznie: co robi mój automat

Automat działa w n8n, czyli w programie, który łączy aplikacje i wykonuje za mnie powtarzalne rzeczy (więcej o tym, co to jest n8n↗). Umowy trzymam w bazie w Notion: każda ma status, datę końca i, jeśli trzeba, okres wypowiedzenia. Codziennie o 8:00 automat przechodzi przez tę bazę i robi cztery rzeczy.

1. Przypomina o terminach. 30 i 14 dni przed terminem wysyła wiadomość na Slacka. Gdy zostaje tydzień albo mniej, przypomina codziennie i dokłada maila, aż zaznaczę przy umowie decyzję (przedłużam, wypowiadam albo pozwalam wygasnąć) albo termin minie. Dzień po terminie przychodzi jeszcze jedna wiadomość z tym, co trzeba poprawić w rejestrze.
2. Pilnuje umów, które utknęły przed podpisem. Szczegóły niżej.
3. Sam oznacza umowę jako obowiązującą, gdy minie data jej rozpoczęcia, więc nie muszę pamiętać o przestawieniu statusu.
4. Sam oznacza umowę jako wygasłą w rejestrze po dacie końca i zostawia w niej komentarz, żeby było wiadomo, kiedy i dlaczego status się zmienił. To zmiana według dat w bazie, a nie ustalenie, jak umowa wygląda prawnie. Umów bezterminowych, wypowiedzianych i takich, które przedłużają się same, nie zamyka. Gdyby jednego dnia miał zmienić ponad 100 umów naraz, zatrzymuje się i zgłasza błąd, zamiast przestawiać pół bazy.

Który termin automat pilnuje

To najważniejsza rzecz przy takim automacie. Koniec umowy i ostatni dzień na wypowiedzenie to dwie różne daty. Jeśli wypowiedzenie trzeba złożyć trzy miesiące przed końcem, przypomnienie 30 dni przed końcem przyjdzie za późno.

Mój automat liczy termin z dwóch pól: daty końca i okresu wypowiedzenia w dniach. Gdy okres jest wpisany, przypomina o ostatnim dniu na wypowiedzenie, a po nim zaczyna odliczać do końca umowy. Gdy okresu nie ma, pilnuje samej daty końca. W każdej wiadomości pisze, o który termin chodzi, a dzień po ostatnim dniu na wypowiedzenie wysyła osobny sygnał, że okno minęło. Umowę, która przedłuża się sama, zaznaczam w bazie: automat jej wtedy nie zamyka, tylko po terminie prosi o wpisanie nowego końca. Prosta różnica dni nie wystarczy, gdy umowa mówi o wypowiedzeniu „na koniec miesiąca” albo „na koniec kwartału”, albo gdy przedłuża się sama, jeśli nikt jej nie wypowie. Takie zasady wypowiedzenia wymagają osobnego ustalenia terminu i dostosowania automatu. Obecna wersja wylicza termin wyłącznie na podstawie liczby dni.

Jak wygląda przypomnienie

Rano dostaję na Slacku krótką wiadomość: która umowa się kończy, kiedy i za ile dni, kto za nią odpowiada, z linkiem do umowy w Notion. Mam wtedy czas zdecydować, co z nią zrobić, zamiast dowiadywać się o tym z faktury.

Na grafice uproszczony przykład, nie prawdziwa umowa. W ostatnim tygodniu ta sama treść przychodzi też mailem z dopiskiem, że umowa wymaga decyzji. Automat nie pisze codziennie przez cały miesiąc: do ostatniego tygodnia odzywa się dwa razy, a codziennie dopiero wtedy, gdy zostało 7 dni albo mniej. Dzięki temu wiadomości nie zamieniają się w szum, który przestaje się czytać.

Umowy, które utknęły przed podpisem

Terminy to nie jedyne miejsce, w którym umowy uciekają. Umowa w negocjacjach albo czekająca na podpis potrafi leżeć tygodniami, bo każda strona myśli, że ruch należy do drugiej. Dlatego automat ma drugą gałąź: szuka umów w statusie projektu, negocjacji albo „do podpisu”, w których od dawna nikt nic nie zmienił, i daje znać na Slacku po 14, 30, 60 i 90 dniach bez ruchu.

Alert przychodzi tylko w tych czterech dniach, nie codziennie. Jedno przypomnienie po dwóch tygodniach zwykle wystarcza, żeby napisać do drugiej strony albo sprawdzić, czy podpisany dokument nie utknął w skrzynce.

Ile to kosztuje czasu

Sam przegląd bazy trwa około 2 sekund. Sprawdziłem to w historii wykonań n8n: w ostatnich 7 dniach (11–17.10.2026) automat uruchomił się 7 razy, za każdym razem bez błędu, a mediana czasu wyniosła 1,98 s. Ten pomiar dotyczy wersji sprzed ostatniej aktualizacji automatu z 18.10.2026. Działa od 29 czerwca 2026. To jednak czas maszyny, nie mój.

Moja praca przy automacie wygląda tak:

• Przy nowej umowie wpisuję do bazy datę końca, okres wypowiedzenia i status. Termin z umowy muszę odczytać sam.
• Gdy podejmę decyzję, zaznaczam ją przy umowie i codzienne przypomnienia milkną. Po przedłużeniu albo wypowiedzeniu zmieniam datę albo status; bez tego automat dalej liczy stary termin.
• Gdy automat się wywróci, błąd trafia do osobnego automatu obsługi błędów, który oznacza go w Notion jako do naprawy.

Najważniejsza zmiana nie jest więc w sekundach. Ręcznie musiałbym pamiętać, żeby w ogóle zajrzeć do umów. Automat zagląda codziennie i odzywa się tylko wtedy, gdy jest powód.

Kiedy wystarczy zwykły kalendarz

Przy kilku umowach z prostymi datami kalendarz z przypomnieniem może wystarczyć i nie ma sensu budować do tego automatu. Automat zaczyna się opłacać, gdy chcesz czegoś więcej niż jednego powiadomienia: przypomnień w kilku odstępach, maila w ostatnim tygodniu, informacji, kto odpowiada za umowę, pilnowania umów, które utknęły przed podpisem, i porządku w statusach bez ręcznego przestawiania.

Czego potrzeba, żeby mieć taki automat u siebie

Nie potrzebujesz dokładnie tych samych narzędzi co ja. Potrzebne są trzy rzeczy:

• Lista umów z datami. U mnie to baza w Notion, ale może to być też arkusz. Ważne, żeby każda umowa miała datę końca albo termin wypowiedzenia i status. Daty wprowadzasz przy podpisaniu i aktualizujesz po każdej zmianie.
• Miejsce na przypomnienia. Ja używam Slacka i maila. Równie dobrze może to być sam mail albo inny komunikator, z którego korzystasz.
• n8n. Działa w chmurze albo na własnym serwerze. Różnice w kosztach opisałem w tekście n8n: własny serwer czy chmura↗, a jak połączyć go z bazą w Notion, pokazałem w artykule jak połączyć Notion z n8n↗.

Jeśli płacisz też za abonamenty i licencje, podobna lista przyda się dla nich. Darmowy szablon do Notion z kalendarzem płatności znajdziesz tutaj:

Czego automat nie zrobi

Automat nie przeczyta umowy za Ciebie. Nie wyciągnie sam terminu wypowiedzenia z PDF-a i nie zdecyduje, czy umowę przedłużyć. Nie wie też sam, że umowa przedłuża się automatycznie: to trzeba raz zaznaczyć przy umowie. Jego zadanie jest prostsze: dopilnować, żeby decyzja zapadła na czas. Daty wpisuje człowiek, a decyzja dalej należy do Ciebie.

Podsumowanie

Pilnowanie terminów umów nie wymaga skomplikowanego systemu, ale wymaga dobrze wpisanych dat. Najwięcej zależy od tego, czy w bazie stoi właściwy termin, czyli ostatni dzień, w którym trzeba coś zrobić, a nie tylko koniec umowy. Resztę, czyli codzienne sprawdzanie i przypominanie, może robić automat.

To pierwszy odcinek serii „Automat w 60 sekund”, w której pokazuję po jednym automacie, który u mnie działa. Jeśli chcesz mieć taki automat u siebie, napisz do mnie↗.