Robię zrzut reklamy, bo chcę pokazać grafikowi dobry układ. Kiedy przychodzi czas na własną reklamę, nie mogę go znaleźć: leży gdzieś w galerii telefonu między zdjęciami z wakacji, a brief dla grafika piszę z pamięci. Dlatego zrzuty ekranu w Notion odkłada u mnie automat. Wrzucam zrzut albo link na swój kanał na Slacku, dopisuję jedno zdanie, do czego mi to, a automat w n8n z pomocą AI kładzie go na właściwej półce w Notionie, z opisem i tagami, i odpisuje mi linkiem do wpisu.

To czwarty odcinek serii „Automat w 60 sekund”. Wcześniej pokazałem, jak pilnować terminów umów, jak nie gubić zapytań ze strony i zadania cykliczne w Notion w dni robocze.

Dlaczego zrzut „na później” ginie

Zrzut ekranu zrobić łatwo, trudniej go potem odłożyć. Żeby trafił do Notiona, trzeba otworzyć aplikację, znaleźć właściwą bazę, założyć wpis, wgrać plik, nadać tytuł i dopisać, po co to było. To kilka minut, więc zwykle odkładam to na wieczór, a wieczorem już nie pamiętam, czemu ten zrzut zrobiłem. Skutek widać dopiero przy pracy: przy kampanii, przy nowej okładce, przy rozmowie o stronie z wykonawcą.

Telefon z galerią zrzutów ekranu, napis „Zrzut ekranu »na później«” i arkusz „Udostępnij” z ikonami aplikacji, na którym zaznaczony jest Slack
Telefon z galerią zrzutów ekranu, napis „Zrzut ekranu »na później«” i arkusz „Udostępnij” z ikonami aplikacji, na którym zaznaczony jest Slack

Najtrudniejszy jest drugi krok: zdecydować, gdzie to położyć. Inspiracja do grafiki, ciekawa strona i artykuł do przeczytania to u mnie trzy różne miejsca, każde z innymi polami.

Trzy półki w Notionie

W Notionie mam trzy półki na rzeczy, które zbieram:

  • Inspiracje do grafik: miniatury, okładki, reklamy, posty, fonty, palety kolorów i układy grafik. Tu trafia wszystko, co ma mi się przydać przy własnych materiałach.
  • Ciekawe strony: strony internetowe w całości albo ich fragmenty, na przykład cennik czy sekcja na stronie głównej. Ta półka wymaga linku do strony.
  • Wiedza do przeczytania: narzędzia, artykuły, filmy i nowości, do których chcę wrócić.
Trzy karty półek w Notionie: Inspiracje do grafik (miniatury, okładki, reklamy, fonty), Ciekawe strony (strony internetowe z linkiem) i Wiedza do przeczytania (narzędzia, artykuły, filmy)
Trzy karty półek w Notionie: Inspiracje do grafik (miniatury, okładki, reklamy, fonty), Ciekawe strony (strony internetowe z linkiem) i Wiedza do przeczytania (narzędzia, artykuły, filmy)

Każda półka to osobna baza w Notionie z własnymi polami: przy inspiracjach zapisuję na przykład format (miniatura, post, reklama) i platformę, z której to pochodzi.

Zrzuty ekranu w Notion: co robi mój automat

Zrzut ekranu albo link wrzucam na swój prywatny kanał na Slacku, czyli w komunikatorze, i dopisuję jedno zdanie, do czego mi to. Na telefonie to dwa ruchy: „Udostępnij”, potem Slack.

Okno Slacka, kanał „wrzutnia”, dane poglądowe: wiadomość ze zrzutem miniatury „Miętowa guma odświeża na maksa!” i zdaniem „fajny font do moich okładek”
Okno Slacka, kanał „wrzutnia”, dane poglądowe: wiadomość ze zrzutem miniatury „Miętowa guma odświeża na maksa!” i zdaniem „fajny font do moich okładek”

Dalej pracuje automat w n8n, czyli w programie, który łączy aplikacje:

  1. Odbiera moją wiadomość i pobiera z niej zrzut oraz linki.
  2. Pokazuje zrzut sztucznej inteligencji razem z moim zdaniem. Moje zdanie jest najważniejszą wskazówką, do czego to ma służyć, a obraz mówi, co to jest.
  3. AI wybiera jedną z trzech półek, nadaje tytuł, pisze krótki opis i dobiera tagi. Przy foncie nazywa najbliższy krój i zaznacza, że to przybliżenie.
  4. Automat zakłada wpis na wybranej półce i odpisuje mi na Slacku linkiem do wpisu.
Cały automat w n8n złożony w cztery rzędy: odbiór wiadomości ze Slacka, pobranie pliku, krok AI, wybór półki, wgranie pliku do Notiona, założenie wpisu i odpowiedź na Slacku
Cały automat w n8n złożony w cztery rzędy: odbiór wiadomości ze Slacka, pobranie pliku, krok AI, wybór półki, wgranie pliku do Notiona, założenie wpisu i odpowiedź na Slacku
Poglądowa odpowiedź AI, dane zmyślone: półka Inspiracje do grafik, tytuł „Ciężki krój z obrysem do okładek”, opis o wąskich, grubych literach w bieli i różu z czarnym obrysem, tagi typografia, okładka, miniatura, krój „w typie Anton / Bebas Neue (przybliżenie)”
Poglądowa odpowiedź AI, dane zmyślone: półka Inspiracje do grafik, tytuł „Ciężki krój z obrysem do okładek”, opis o wąskich, grubych literach w bieli i różu z czarnym obrysem, tagi typografia, okładka, miniatura, krój „w typie Anton / Bebas Neue (przybliżenie)”

Zrzut i moje zdanie trafiają do zewnętrznego modelu AI. Dlatego wrzucam tam publiczne materiały, takie jak reklamy, strony i artykuły, a nie zrzuty z danymi klientów ani dokumenty firmy.

Wpis w Notionie i odpowiedź na Slacku

Wpis w Notionie ma tytuł, opis, tagi i pola półki. Jeśli dołączę zrzut, automat zapisuje go w Notionie. Przy samym linku zapisuje adres i opis. Zrzutu nie zostawiam w samym Slacku, bo darmowy Slack pokazuje tylko ostatnie 90 dni wiadomości i plików (pomoc Slacka). Adres wpisu to link z mojej wiadomości, a gdy go nie było, link do samej wiadomości na Slacku, żebym wiedział, skąd to mam.

Poglądowy wpis w Notionie na półce Inspiracje do grafik, dane zmyślone: tytuł „Ciężki krój z obrysem do okładek”, plik z miniaturą, format Thumbnail, platforma Youtube, tagi typografia i okładka, status Inbox
Poglądowy wpis w Notionie na półce Inspiracje do grafik, dane zmyślone: tytuł „Ciężki krój z obrysem do okładek”, plik z miniaturą, format Thumbnail, platforma Youtube, tagi typografia i okładka, status Inbox

Na Slacku dostaję w wątku odpowiedź: na której półce leży wrzutka, jak się nazywa, skrót opisu i link „Otwórz w Notionie”. Jeśli automat coś pominął, na przykład drugi obraz z tej samej wiadomości, pisze to w tej samej odpowiedzi.

Poglądowy wątek na Slacku: moja wiadomość „fajny font do moich okładek” i odpowiedź automatu „Odłożone na półkę Inspiracje do grafik: Ciężki krój z obrysem do okładek” z linkiem „Otwórz w Notionie”
Poglądowy wątek na Slacku: moja wiadomość „fajny font do moich okładek” i odpowiedź automatu „Odłożone na półkę Inspiracje do grafik: Ciężki krój z obrysem do okładek” z linkiem „Otwórz w Notionie”

Gdy AI nie jest pewne

AI nie musi zgadywać. Gdy nie jest pewne, którą półkę wybrać, albo nie poradzi sobie z opisem, automat odkłada wrzutkę do przejrzenia na półce z wiedzą i dopisuje, co AI proponowało. Decyzję podejmuję przy przeglądzie.

Poglądowy wpis „Lista narzędzi do grafiki” w stanie New na półce do przejrzenia, z notatką automatu „AI niepewne, proponowało półkę Ciekawe strony”
Poglądowy wpis „Lista narzędzi do grafiki” w stanie New na półce do przejrzenia, z notatką automatu „AI niepewne, proponowało półkę Ciekawe strony”

Strona internetowa bez linku trafia do inspiracji, bo półka ze stronami wymaga adresu. Wartość pola, której nie ma w bazie, automat pomija i wypisuje ją w odpowiedzi, zamiast psuć wpis.

Inna sytuacja to awaria całego automatu. Wtedy wrzutka zostaje bez odpowiedzi w wątku, a błąd trafia do moich zgłoszeń. Brak odpowiedzi to dla mnie znak, że tej wrzutki trzeba poszukać. Tej samej wrzutki automat nie zapisze dwa razy.

Dla kogo jest wrzutnia

Najwięcej daje tam, gdzie ktoś regularnie zbiera reklamy, inspiracje, strony konkurencji i materiały do publikacji: w małej firmie, która sama robi swój marketing, u grafika, w agencji, w sklepie internetowym.

Poglądowa karta „Co odłożysz”: miniatura, która Ci się podoba → Inspiracje do grafik; strona konkurencji z linkiem → Ciekawe strony; nowe narzędzie → Wiedza do przeczytania
Poglądowa karta „Co odłożysz”: miniatura, która Ci się podoba → Inspiracje do grafik; strona konkurencji z linkiem → Ciekawe strony; nowe narzędzie → Wiedza do przeczytania

Dlaczego nie wrzucić zrzutu od razu do Notion AI

Mogę. Aplikacja Notion na telefonie przyjmie zrzut przez „Udostępnij” i zapisze go na wybranej stronie albo w bazie, a Notion AI potrafi zakładać wpisy w bazach (pomoc Notiona). Notion AI również można przygotować do takiego odkładania materiałów, zapisując zasady w skillu (pomoc Notiona).

Moja wrzutnia przenosi jednak wejście na Slacka: nadawca wysyła materiał z jednym zdaniem, bez otwierania czatu AI i bez znajomości struktury baz. Jeśli pracujesz sam i dobrze znasz swoje bazy, różnica jest niewielka. Większa jest w zespole, który pracuje na Slacku i w którym nie każdy korzysta z Notiona albo z AI: wtedy każdy wrzuca w jedno miejsce, a porządek w bazach zostaje wspólny. Moja wrzutnia przyjmuje dziś tylko moje wiadomości, więc dla zespołu trzeba dopuścić wskazane osoby i zapisywać, kto co wrzucił.

Ile to kosztuje czasu maszyny i człowieka

Ja piszę jedno zdanie, do czego mi to. Resztę robi automat w ciągu chwili, a koszt kroku AI to ułamek grosza za wrzutkę. Półki i ich pola trzymam w jednym słowniku, więc nowa półka to nowy wpis w słowniku, a nie przebudowa automatu. Raz na jakiś czas przeglądam wrzutki odłożone do przejrzenia i przenoszę je tam, gdzie powinny leżeć.

Czego potrzebujesz u siebie

  • Notion z bazami na półki i integrację, która może w nich zakładać wpisy (jak połączyć Notion z n8n).
  • Slack (wystarczy darmowy) z aplikacją, która czyta Twój prywatny kanał i pobiera pliki.
  • n8n, na własnym serwerze albo w chmurze.
  • Dostęp do modelu AI, który czyta obrazy.

Podobną wrzutnię można przygotować także dla Telegrama lub WhatsApp Business. Wymaga to dostosowania integracji.

Kiedy wystarczy prostsze narzędzie

Jeśli zapisujesz głównie strony z przeglądarki, wystarczy Notion Web Clipper: zapisze stronę do wybranej strony albo bazy w Notionie (pomoc Notiona). Zrzut z galerii telefonu zapiszesz przez „Udostępnij” w aplikacji Notion, sam nadając tytuł i wybierając bazę. Obie drogi wystarczą, gdy wszystko trafia w jedno miejsce. Wrzutnia ma sens, gdy zbierasz różne rzeczy do kilku baz i chcesz, żeby półka, opis i tagi powstały same.

Czego automat nie zrobi

  • Nie czyta innych kanałów ani wiadomości innych osób, tylko moje na jednym kanale.
  • Z jednej wiadomości bierze pierwszy obraz. Kolejne trzeba wrzucić osobno, a PDF-ów nie bierze wcale.
  • Nie poprawia półki z odpowiedzi w wątku. Wpis przenoszę w Notionie.
  • Nie streszcza za mnie artykułu z wiedzy do przeczytania. Odkłada go, a przeczytać muszę sam.

Podsumowanie

Zrzut reklamy czy strony konkurencji przestał u mnie ginąć w telefonie: wrzucam go na Slacka z jednym zdaniem i wracam do pracy, a po chwili leży na właściwej półce w Notionie z opisem i tagami. Gdy AI nie jest pewne, wrzutka czeka na mnie do przejrzenia, zamiast trafić w złe miejsce.

Jeśli chcesz mieć podobną wrzutnię u siebie, napisz do mnie.

Czy mogę zapisywać zrzuty ekranu w Notion bez Slacka?

Tak. Zrzut z telefonu zapiszesz przez „Udostępnij” w aplikacji Notion, a stronę z przeglądarki przez Notion Web Clipper. W obu przypadkach sam wybierasz bazę i sam opisujesz, co to jest.

Czy zamiast Slacka może być WhatsApp albo Telegram?

Podobną wrzutnię można przygotować także dla Telegrama lub WhatsApp Business. Wymaga to dostosowania integracji: odbioru wiadomości i odpowiedzi.

Co, jeśli AI źle wybierze półkę?

Przy wątpliwości AI nie wybiera, tylko automat odkłada wrzutkę do przejrzenia i dopisuje, co AI proponowało. Gdy półka okaże się zła, przenoszę wpis w Notionie.

Czy zrzut zniknie, gdy Slack usunie starą historię?

Nie. Zrzut dołączony do wiadomości automat zapisuje w Notionie, a link do wiadomości na Slacku służy tylko do tego, żebym wiedział, skąd wrzutka pochodzi.