Grzegorz AdamczykPiąty dzień roboczy stycznia 2027 roku wypada 11 stycznia, a nie 5. Nowy Rok i święto Trzech Króli przesuwają go o prawie tydzień. Jeśli prowadzisz zadania cykliczne w Notion, na przykład paczkę faktur dla księgowej „do piątego dnia roboczego”, samo powtarzanie szablonów takiego terminu nie policzy. U mnie liczy go automat w n8n: co rano wyznacza terminy moich rutyn w polskie dni robocze i zakłada zadania kilka tygodni wcześniej, żebym zdążył je zaplanować.
Co umie powtarzanie szablonów w Notionie
Notion pozwala zrobić z szablonu bazy danych zadanie, które powtarza się samo. Według pomocy Notiona o szablonach baz danych ustawisz powtarzanie codziennie, co tydzień, co miesiąc albo co rok, z odstępem, datą startu i godziną. To wystarcza, gdy termin jest stałym dniem kalendarza, na przykład 10. dnia miesiąca albo w każdy poniedziałek.
Kłopot zaczyna się przy terminach liczonych w dniach roboczych. O dniach roboczych i świętach pomoc Notiona nie wspomina ani słowem (sprawdziłem 26.10.2026), więc „piąty dzień roboczy miesiąca” albo „ostatni piątek kwartału, ale nie w święto” trzeba policzyć samemu. A razem z terminem przesuwa się dzień, w którym zadanie powinno powstać, żebym zdążył je wpisać do planu. Automat liczy jedno i drugie.
Dzień roboczy to nie dzień kalendarza
Piąty dzień miesiąca i piąty dzień roboczy to dwie różne daty. Weekend i święto na początku miesiąca potrafią je rozsunąć o prawie tydzień.
Trzy przykłady z 2027 roku, policzone kodem automatu:
| Miesiąc 2027 | 5. dzień miesiąca | 5. dzień roboczy | Co przesuwa termin |
|---|---|---|---|
| Styczeń | wtorek 5.01 | poniedziałek 11.01 | Nowy Rok (pt), Trzech Króli (śr), dwa weekendy |
| Maj | środa 5.05 | poniedziałek 10.05 | weekend 1–2 maja, Święto Konstytucji 3 Maja (pn) |
| Listopad | piątek 5.11 | poniedziałek 8.11 | Wszystkich Świętych (pn), weekend 6–7 listopada |
Drugi kłopot to zasada, która sama trafia na dzień wolny. Ostatni piątek 2026 roku to 25 grudnia, czyli Boże Narodzenie. Dzień wcześniej jest Wigilia, też wolna, więc przegląd kwartału wypada w środę 23 grudnia. Przy takich zasadach ustawiam w rutynie, czy termin ma się przesunąć na poprzedni, czy na następny dzień roboczy.
Zadania cykliczne w Notion w dni robocze: co robi mój automat
To jeden krok w moim module Projekty i zadania w Notionie. Rutynę opisuję raz: nazwę, zasadę terminu, z jakim wyprzedzeniem ma powstać zadanie i listę kroków. Terminy liczy automat.
Automat działa w n8n, czyli w programie, który łączy aplikacje i robi za mnie powtarzalne rzeczy (więcej o tym, co to jest n8n). Każdego ranka:
- O 7:30 włącza się sam, bez mojego udziału.
- Pobiera polskie święta na bieżący rok i trzy kolejne z publicznego kalendarza świąt Nager.Date.
- Czyta moje rutyny z bazy w Notion i dla każdej liczy kolejne terminy.
- Zakłada zadanie, gdy do terminu zostaje tyle dni kalendarzowych, ile ustawiłem jako wyprzedzenie, od razu z listą kroków ze strony rutyny.
- Pilnuje planu: jeśli dwa dni robocze przed terminem zadania nadal nie ma w moim planie pracy (u mnie to sprint), zostawia na nim alarm.
Termin i alarm liczą się w dniach roboczych, a wyprzedzenie w zwykłych dniach kalendarza: przy 28 dniach zadanie na 7 grudnia powstaje 9 listopada.
Jak wygląda zadanie i alarm
Zadanie powstaje w bazie zadań z nazwą rutyny i okresem, na przykład „Faktury do księgowej (2026-12)”, z terminem, statusem Backlog i odznaczoną listą kroków. Na górze ma oznaczenie, z której rutyny pochodzi. U mnie powstaje trzy, cztery tygodnie przed terminem.
Do planu wpisuję je sam, celowo: automat zna termin, ale nie wie, ile mam pracy w danym tygodniu. Jeśli zapomnę, dwa dni robocze przed terminem automat dodaje na zadaniu komentarz z moją wzmianką, więc dostaję powiadomienie w Notionie. Każdy rodzaj alarmu wysyła raz, a nie codziennie.
Jakie rutyny policzysz w ten sposób
To przykłady terminów, które w firmie wracają co tydzień, co miesiąc albo co rok. Każdą z tych zasad automat umie policzyć:
- zamówienie u dostawcy co drugi poniedziałek, a gdy poniedziałek jest świętem, w następny dzień roboczy,
- wypłaty w ostatni dzień roboczy miesiąca (w styczniu 2027 to piątek 29.01, bo 31.01 wypada w niedzielę),
- faktury do księgowej w 5. dzień roboczy miesiąca,
- plan kwartału w 1. dzień roboczy kwartału,
- przegląd kwartału w ostatni piątek kwartału,
- budżet na kolejny rok w 1. dzień roboczy listopada.
Zanim rutyna cokolwiek założy, przycisk podglądu w Notionie pokazuje jej trzy najbliższe terminy. Od razu widzę, czy zasada liczy to, co miałem na myśli.
Co się dzieje, gdy coś padnie
- Gdy serwis ze świętami nie odpowie, automat nie założy zadania z datą policzoną bez świąt. Woli dzień opóźnienia niż złą datę.
- Błąd jednej rutyny, na przykład pusta lista kroków, nie zatrzymuje pozostałych.
- Błędy techniczne trafiają do jednego zgłoszenia awarii w Notionie, a automat następnego ranka działa dalej.
- Gdy to samo zadanie powstanie dwa razy, nowszy duplikat trafia do kosza.
- Minionych okresów nie nadrabia. Jeśli po dłuższej przerwie termin już minął, zadania za ten okres nie założy i zapisze to w rutynie.
Ile to kosztuje czasu maszyny i człowieka
Poranny bieg trwa kilkanaście sekund. W ośmiu biegach z 20–26.10.2026 zajął od 7 do 14 sekund, wszystkie bez błędu (odczyt historii wykonań w n8n, 26.10.2026).
Moja praca: rutynę opisuję raz, potem planuję gotowe zadania i odhaczam kroki. Czasu, który wcześniej szedł na pilnowanie terminów, nie mierzyłem.
Czego potrzebujesz u siebie
Potrzebujesz bazy zadań i bazy rutyn w Notionie, działającego n8n połączonego z Notionem (opisałem to w tekście jak połączyć Notion z n8n) i źródła świąt. Trzeba też ustalić, kto dostaje alarmy i kto poprawia rutynę, gdy automat zgłosi w niej błąd.
Kiedy wystarczy prostsze narzędzie
Jeśli Twoje zadania wracają w stały dzień kalendarza, na przykład 10. dnia miesiąca albo w każdy poniedziałek, i wystarczy, że pojawią się w dniu uruchomienia szablonu, wystarczy powtarzanie szablonu w Notionie. Automat przydaje się, gdy zadanie ma powstać z wyprzedzeniem liczonym od terminu wykonania. Dodatkowo obsługuje terminy liczone w dniach roboczych i przesunięcia związane ze świętami. Bazę zadań możesz zacząć od szablonu Projekty i Zadania, a jego darmową wersję dostaniesz na e-mail:
Czego automat nie zrobi
- Nie wpisze zadania do planu, to robię sam.
- Zna tylko święta ustawowe. Dodatkowego dnia wolnego w firmie, na przykład za święto w sobotę, nie zna i liczy go jako roboczy.
- Nie zrobi pracy z listy kroków. Przypomina i pilnuje terminu, wykonanie zostaje po mojej stronie.
Podsumowanie
Rutynę opisuję raz. Automat z wyprzedzeniem przygotowuje zadanie z listą kroków, wyznacza termin w polskie dni robocze i przypomina, jeśli nie wpiszę zadania do planu.
To trzeci odcinek serii „Automat w 60 sekund”. Wcześniej pokazałem, jak pilnować terminów umów i jak nie gubić zapytań ze strony. Jeśli chcesz mieć taki automat u siebie, napisz do mnie.
Czy powtarzanie szablonów w Notionie policzy dni robocze?
Pomoc Notiona opisuje powtarzanie szablonów codziennie, co tydzień, co miesiąc i co rok, bez dni roboczych i świąt (stan na 26.10.2026). Terminy typu „piąty dzień roboczy” i dzień założenia zadania przed takim terminem liczy u mnie automat w n8n.
Co, jeśli termin wypada w święto?
Przy zasadach w dniach roboczych, takich jak „5. dzień roboczy” albo „ostatni dzień roboczy miesiąca”, święta są pomijane z definicji. Przy zasadach typu „co drugi poniedziałek” albo „ostatni piątek kwartału” ustawiam w rutynie, czy termin ma się przesunąć na poprzedni, czy na następny dzień roboczy.
Z jakim wyprzedzeniem powstaje zadanie?
Takim, jakie ustawię w rutynie, w dniach kalendarzowych. U mnie to trzy, cztery tygodnie, żebym zdążył wpisać zadanie do planu.
