Moduł 1: Wprowadzenie do Notion
Ta sekcja została stworzona, aby pomóc Ci zorientować się w kluczowych ustawieniach, które każdy nowy użytkownik powinien znać. Notion oferuje wiele możliwości konfiguracji, które mogą być dostosowane do różnych potrzeb i sposobów wykorzystania platformy, zależnych od Twoich uprawnień i rodzaju posiadanej subskrypcji. Skoncentrujemy się na najważniejszych aspektach, które pozwolą Ci efektywnie rozpocząć pracę.
W miarę eksplorowania Notion, będziesz miał okazję zagłębić się w bardziej zaawansowane funkcje, odkrywając je stopniowo, w zależności od rosnących potrzeb i zdobywanego doświadczenia.
🔥 Z tej sekcji dowiesz się:
- Jak zmienić e-mail powiązany z kontem?
- Jak zmienić hasło i ustawić weryfikację dwuetapową?
- Jak zmienić nazwę Workspace'u, konta lub domeny?
- Jak dostosować strefy czasowe, język i region?
- Jak usunąć konto lub Workspace?
- Na co zwrócić uwagę przy płatnościach?
Personalizacja konta i Workspace'u
W Notion do Panelu Ustawień przejdziemy klikając w Settings & members w Panelu Bocznym znajdującym się po lewej stronie Workspace'u.
Panel Ustawień dzieli się na dwie główne części: ustawienia osobiste związane z Twoim kontem dostępne w sekcji Account, oraz ustawienia związane z administracją Workspace'u znajdujące się w sekcji Workspace.
Możesz postrzegać Workspace jako swoją przestrzeń pracy, gdzie wszystkie Twoje projekty i zadania są organizowane.
Ustawienia konta (Account) umożliwiają dopasowanie platformy do własnych preferencji. Natomiast ustawienia Workspace'u zależą od wielu czynników, takich jak to, czy korzystasz z Workspace'u utworzonego przez kogoś innego, pracujesz sam czy w zespole, jaki rodzaj konta posiadasz oraz jakie są Twoje uprawnienia.
Oznacza to, że doświadczenie z ustawieniami Workspace'u może się znacząco różnić.
Panelu Ustawień w Notion
Nazwa konta i zdjęcie profilu
Twoja nazwa konta w Notion to Twoja wizytówka wewnątrz aplikacji. Wybierz nick, imię i nazwisko lub inną nazwę, która będzie widoczna dla innych użytkowników. Możesz używać tej samej nazwy w różnych Workspace'ach.
📸 Zmiana nazwy konta i zdjęcia profilu:
Kliknij Settings & members, następnie przejdź do My Account i ustaw preferowaną nazwę ze zdjęciem.
Dostosowanie nazwy użytkownika i zdjęcia profilowego w Notion.
Adres e-mail
📸 Aby zmienić adres e-mail przypisany do konta kliknij w Settings & members, następnie przejdź do My Account i kliknij przycisk Change email.
Jak zmienić adres e-mail w Notion.
Nazwa i logo Workspace'u
Nazwij swój Workspace tak, aby odzwierciedlał jego przeznaczenie — może to być nazwa Twojej firmy, organizacji lub dowolny krótki termin. Nazwa ta będzie widoczna podczas dzielenia Workspace'u z innymi użytkownikami Notion.
Twoje logo to graficzny symbol Twojego Workspace'u. Możesz wybrać emoji lub przesłać obraz (optymalne wymiary to 280×280 pikseli), który będzie reprezentował Twój Workspace.
📸 Zmiana nazwy Workspace'u i loga:
Kliknij w Settings & members, następnie przejdź do zakładki Settings i ustaw preferowaną nazwę i logo.
Dostosowanie nazwy i ikony Twojego Workspace w Notion.
Nazwa domeny
Domyślna nazwa domeny Twojego Workspace'u w Notion składa się z unikalnego ciągu znaków. Jeśli chcesz, aby była bardziej elegancka i pasująca do Twojego zespołu lub firmy, możesz ją zmienić, ułatwiając identyfikację i proces udostępniania.
Zmiana na spersonalizowany adres URL, na przykład twojanazwa.notion.site, sprawi, że Twoje udostępniane strony będą bardziej rozpoznawalne.
📸 Zmiana nazwy domeny:
Kliknij w Settings & members, następnie przejdź do zakładki Settings i ustaw preferowaną nazwę domeny.
Personalizacja nazwy domeny Workspace w Notion.
⭐ Pamiętaj, że zmiana domeny pociąga za sobą aktualizację wszystkich linków — poprzednie adresy przestaną funkcjonować. Notion wymaga również aktywnego korzystania z Workspace'u, aby utrzymać niestandardowy URL. Jeśli nie będziesz aktywnie korzystać z Twojego Workspace'u, możesz stracić dostęp do spersonalizowanego adresu.
Ustawienia hasła i dwuskładnikowej weryfikacji
W każdej chwili możesz ustawić lub zmienić hasło do Notion.
Bardzo dobrym wyborem jest również ustawienie dwuskładnikowego uwierzytelniania, które da Ci dodatkową warstwę ochrony. Możesz wykorzystać numer telefonu lub aplikację typu Authenticator.
📸 Ustawienia hasła:
Kliknij w Settings & members, następnie przejdź do zakładki My Account. W sekcji Account security dodaj lub zmień hasło i dwuskładnikowe uwierzytelnianie.
Ustawianie hasła i aktywacja dwuskładnikowej autentykacji w Notion.
Dostosowywanie wyglądu: jasny, ciemny i systemowy
Notion pozwala na dostosowanie wyglądu aplikacji, aby wspierać Twoją produktywność i komfort pracy. Wybór trybu jasności zostanie zastosowany do wszystkich Workspace'ów, w których jesteś zalogowany.
Każdy użytkownik może indywidualnie wybrać preferowany wygląd, niezależnie od ustawień administratora Workspace'u.
📸 Ustawienie wyglądu:
- Na komputerze przejdź do Settings & members → My Settings i wybierz Appearance na górze menu w preferowanym trybie.
- Na urządzeniu mobilnym dotknij trzech kropek ••• → Settings → Appearance
Wybór trybu jasności w Notion dla lepszego komfortu użytkowania.
Personalizacja strony startowej
Możesz ustawić, która strona będzie otworzona jako pierwsza podczas Twojego wejścia do Notion:
- Last visited page — wracasz tam, gdzie skończyłeś ostatnią sesję.
- Top page in sidebar — idealna, gdy pracujesz nad ważnym projektem.
- Home — centralne miejsce dla ważnych treści Workspace'u. 📸 Ustawienie miejsca ostatniego otwarcia:
Przejdź do Settings & members → My Settings i wybierz w Open on start preferowaną opcję.
Decyduj, na jaką stronę Notion przeniesie Cię po otwarciu aplikacji.
Język, region i strefa czasowa
Zrozumienie i dostosowanie ustawień języka, regionu i strefy czasowej w Notion może znacząco wpłynąć na Twoje codzienne korzystanie z aplikacji, wpływając na wyświetlanie kalendarza, przypomnień, powiadomień i funkcji.
Ustawienia strefy czasowej
Strefa czasowa, na którą jest ustawione Twoje konto, decyduje o tym, jak wyświetlane są daty i godziny — upewnij się, że jest ona zgodna z Twoim trybem pracy.
📸 Ustawienie strefy czasowej:
Kliknij w Settings & members, następnie przejdź do zakładki My settings i ustaw preferowaną strefę czasową.
Konfiguracja strefy czasowej w Notion dla optymalnego dopasowania do Twojego trybu pracy.
Ustawienia języka i regionu
Chociaż Notion nie oferuje jeszcze pełnego wsparcia dla języka polskiego, możesz dostosować ustawienia językowe i zdecydować, od którego dnia tygodnia ma rozpoczynać się kalendarz:
📸 Ustawienie języka i startu tygodnia:
Przejdź do Settings & members → Language & region aby ustawić preferowany język i pierwszy dzień tygodnia (np. na europejski poniedziałek).
Konfiguracja języka interfejsu i początku tygodnia w Notion.
Prywatność i bezpieczeństwo
Zgoda dostępu do konta
Możesz udzielić zespołowi wsparcia Notion tymczasowego dostępu do Twojego konta, aby pomóc w rozwiązywaniu problemów lub odzyskaniu dostępu.
Po udzieleniu zgody, zespół wsparcia ma dostęp do Twoich treści przez 28 dni lub do momentu cofnięcia zgody.
📸 Włączenie/wyłączenie dostępu dla supportu:
Przejdź do Settings & members → My Account i w sekcji Support włącz Support access.
Umożliwienie zespołowi wsparcia Notion dostępu do konta.
Wylogowanie ze wszystkich urządzeń
Dla bezpieczeństwa, możesz wylogować się zdalnie ze wszystkich aktywnych sesji w Notion. To zabezpieczenie zapewnia, że będziesz musiał zalogować się ponownie na wszystkich urządzeniach.
📸 Wylogowanie ze wszystkich urządzeń:
Przejdź do Settings & members → My Account i w sekcji Support wybierz Log out of all devices.
Jak bezpiecznie wylogować się ze wszystkich urządzeń w Notion.
Historia przeglądania stron
Notion umożliwia śledzenie i analizę Twoich wizyt na stronach poprzez funkcję Show my view history (Pokaż historię moich odwiedzin). Gdy ta opcja jest aktywna, każda Twoja wizyta na stronie jest rejestrowana, a historię odwiedzin możesz łatwo przeglądać, klikając ikonę zegara na pasku narzędziowym strony.
W ramach ochrony prywatności, masz możliwość wyłączenia tej funkcji, co zapobiegnie rejestrowaniu Twoich odwiedzin. Jest to szczególnie przydatne, gdy pracujesz w zespole i wolisz, aby Twoja aktywność nie była monitorowana. Warto jest tę decyzję skonsultować z właścicielem Workspace'u.
Możesz tę opcję ustawiać zarówno na stronach pojedynczych jak i globalnie poprzez poniższe ustawienia.
📸 Globalne ustawienie rejestrowania odwiedzin:
Przejdź do Settings & members → My settings i w sekcji Privacy ustaw Show my view history na don't record jeśli nie chcesz śledzić historii odwiedzin stron globalnie lub record jeśli chcesz.
Decyzja o śledzeniu historii przeglądania stron w Notion.
Historia przeglądania dla konkretnej strony w Notion.
Odkrywalność profilu
Profile discoverability (odkrywalność profilu) kontroluje, czy inni użytkownicy podczas zapraszania Cię do wspólnych przestrzeni mogą zobaczyć Twoje imię i zdjęcie profilowe. Jeśli chcesz możesz tę funkcję wyłączyć.
📸 Włączenie/wyłączenie odkrywalności profilu:
Przejdź do Settings & members → My settings i w sekcji Privacy włącz lub wyłącz Profile discoverability.
Zarządzaj odkrywalnością swojego profilu w Notion.
Zapis analityki
Notion pozwala na śledzenie i wyświetlanie statystyk odwiedzin stron administratorom z kontem Enterprise. Użytkownicy mogą zrezygnować z tej funkcji, co zostanie oznaczone specjalnym symbolem. Warto jest tę decyzję skonsultować z właścicielem Workspace'u.
📸 Włączenie/wyłączenie analityki na stronach:
Przejdź do Settings & members → Settings i w sekcji Analytics włącz lub wyłącz Save and display page view analytics.
Decyduj o wykorzystaniu danych analitycznych w Notion.
Przegląd upublicznionych stron
W Notion łatwo możemy dzielić się naszymi stronami poprzez upublicznianie ich w internecie. Osoby odwiedzające te strony nie muszą wtedy posiadać konta.
Gdy liczba takich stron zaczyna rosnąć, przydatnym narzędziem staje się zakładka Sites. Dzięki niej możesz efektywnie zarządzać wszystkimi swoimi upublicznionymi stronami z jednego miejsca. Zakładka ta oferuje wgląd w datę publikacji każdej strony, poziom dostępu, autorów i inne szczegóły.
📸 Zarządzanie stronami upublicznionymi:
Przejdź do Settings & members → Sites.
Przegląd stron opublikowanych w Notion.
Usuwanie konta lub Workspace'u
Zarówno usunięcie konta, jak i Workspace'u w Notion to decyzje o znaczących konsekwencjach. Zanim zdecydujesz się na ten krok, ważne jest, by dokładnie rozważyć jego skutki oraz upewnić się, że posiadasz kopie zapasowe wszystkich kluczowych informacji.
Usuwanie Workspace'u
Usuwanie Workspace'u skutkuje usunięciem wszystkich zawartych w nim stron i plików. Po usunięciu, zostaniesz przekierowany do innego dostępnego Workspace'u lub na stronę startową Notion.
📸 Usunięcie Workspace'u:
- Aby usunąć Workspace, przejdź do Settings & Members → Settings.
- Przewiń na dół do sekcji Delete entire workspace.
- Potwierdź usunięcie, wpisując nazwę Workspace'u i klikając Permanently delete workspace.
Proces usuwania całego Workspace'u w Notion.
Usuwanie konta
Decyzja o usunięciu konta w Notion to krok, który prowadzi do trwałego usunięcia wszystkich danych, dostępów do Workspace'ów oraz wycofania z udostępnionych Ci Workspace'ów. Przed podjęciem tej decyzji upewnij się, że masz kopie zapasowe ważnych danych.
📸 Usunięcie konta:
- Przejdź do Settings & Members → My Account.
- Na dole strony znajdziesz opcję Delete my account.
- Będziesz musiał potwierdzić swoje zamiary, wpisując adres e-mail powiązany z kontem i klikając Permanently delete account.
Proces usuwania konta użytkownika w Notion.
Płatności za Workspace i członków
Płatności za Workspace
Gdy decydujesz się na zakup płatnej wersji Notion, pamiętaj, że subskrypcja dotyczy jednego konkretnego Workspace'u. Każdy Workspace jest traktowany jako odrębna jednostka z własnym planem subskrypcyjnym, co oznacza, że ulepszenia lub dodatkowe funkcje kupujesz oddzielnie dla każdego z nich.
Płatności za członków
Koszt subskrypcji uwzględnia także liczbę członków Twojego zespołu w danym Workspace'u. Za każdego nowego członka zespołu naliczana jest dodatkowa opłata, co jest ważnym aspektem do rozważenia przy budowaniu zespołu w Notion. Zarządzając wieloma użytkownikami, warto mieć na uwadze, że każdy dodatkowy członek zwiększa miesięczne lub roczne koszty subskrypcji.
Podsumowanie
Poznaliśmy ustawienia, które każdy rozpoczynający użytkownik Notion powinien poznać, od personalizacji konta po zabezpieczenia i ustawienia wyglądu. To pierwszy krok do efektywnego wykorzystania Notion. W następnych częściach poradnika zagłębimy się w bardziej zaawansowane funkcje i opcje konfiguracji.