Grzegorz AdamczykW lipcu 2026 ktoś zapytał Notion AI, czy rozmowa z nim jest poufna, i wrzucił odpowiedź na Reddit, bo model w odpowiedzi zapewniał o prywatności, a w swoim rozumowaniu sugerował coś innego (wątek na r/Notion). Jeden z komentujących odpisał trafnie: „The LLM cannot know the answer to that question unless it was explicitly told.” (komentarz w wątku). Odpowiedź czatbota nie jest dowodem, co dzieje się z Twoimi danymi. To, do czego Notion się zobowiązuje, opisują jego dokumenty.
Dlatego przeczytałem je zdanie po zdaniu: umowę powierzenia, obie listy podprocesorów, strony pomocy o Notion AI i agentach oraz cennik, w wersjach dostępnych 13 października 2026. Wyszły z tego dwa wnioski. Największe ograniczenie umowne dotyczy całego Notion, nie tylko AI: punkt 9.5 umowy powierzenia wyklucza z niego m.in. dane podatkowe i zdrowotne osób. A przy samym AI ważniejsze od wyboru modelu okazują się uprawnienia agentów. Poniżej to, co z tych dokumentów wynika dla polskiej firmy, co ustawić jeszcze dziś i o co zapytać własnego prawnika.
W skrócie: 5 odpowiedzi
- Kto widzi dane? Osobisty Notion Agent widzi tylko to, do czego Ty masz dostęp. Custom Agents i agenci zewnętrzni (Claude, Cursor) mają jednak własne uprawnienia, więc osoba korzystająca z agenta może przez niego dotrzeć do informacji, których sama nie widzi. Zapytania przetwarzają zewnętrzni dostawcy modeli (m.in. Anthropic, OpenAI, Google) wpisani na listę podprocesorów Notion, a razem z zapytaniem może do nich trafić treść stron z Twojego workspace'u potrzebna do odpowiedzi.
- Czy trenują na nich modele? Według Notion domyślnie nie, ani Notion, ani dostawcy modeli. Wyjątkiem jest dobrowolny program, do którego właściciel workspace'u może dane udostępnić jednym przełącznikiem.
- Jak długo je trzymają? Dostawcy modeli domyślnie do 30 dni w planach Free, Plus i Business, zero w Enterprise. Inne zasady mają modele przechowujące dane, np. Claude Fable, i agenci zewnętrzni. Zerowa retencja u dostawcy modelu nie znaczy, że Notion nie przechowuje Twoich stron i rozmów z AI.
- Czego nie trzymać w Notion w ogóle? Według punktu 9.5 umowy powierzenia m.in. danych finansowych i podatkowych osób, informacji o zdrowiu, numerów identyfikacyjnych i haseł. To zapewnienie w umowie, szersze niż katalog danych szczególnych z RODO, i dotyczy całego Notion.
- Co zależy od planu? Kontrola modeli i uprawnienia do kolumn są od planu Business. Zerowa retencja, wyłącznik AI dla całego workspace'u, dziennik zdarzeń i przechowywanie danych w UE są tylko w Enterprise.
Co się dzieje z danymi, gdy piszesz do Notion AI
Najpierw to, co AI w ogóle może zobaczyć. Tu trzeba rozróżnić dwa rodzaje agentów, bo działają odwrotnie.
Osobisty Notion Agent działa na Twoich uprawnieniach. Notion pisze, że Notion AI „honors existing permissions” i „cannot see or use any information to which that user does not already have access” (Notion AI security practices). To samo mówi na nagraniu Kellie Woodin z Notion:
W tłumaczeniu: „Twój agent Notion widzi dokładnie to, co Ty. Szanuje Twoje uprawnienia. Jeśli nie masz dostępu do strony, Twój agent też go nie ma.” Jeśli więc pracownik ma dostęp do bazy klientów, to jego osobisty agent też ma.
Custom Agents działają inaczej. Notion ostrzega wprost: „Custom Agents operate with their own independent permissions separate from individual user permissions. This means anyone who can use an agent might access information through it that they couldn't access directly” (Custom Agents security features). Tak samo agenci Claude i Cursor: ich uprawnienia „are set per agent and aren't inherited from whoever starts a run” (agenci Claude w Notion, Cursor w Notion). Custom Agent może więc ujawnić informacje osobie, która nie ma do nich bezpośredniego dostępu, jeśli agent ma taki dostęp, a ta osoba może z niego korzystać. Notion pisze to wprost: „the agent may expose information the end user can't access directly” (udostępnianie i uprawnienia Custom Agents).
Praktyczny wniosek: przy osobistym agencie pierwszą warstwą ochrony jest porządek w uprawnieniach ludzi. Przy Custom Agents sprawdzasz dwie rzeczy osobno: co agent może przeczytać i kto może z niego korzystać. Notion ułatwia to o tyle, że agenci są widoczni w menu Share każdej strony i bazy, do której mają dostęp, tak jak ludzie (Custom Agents security features).
Dalej treść zapytania trafia do dostawcy modelu. Notion nie hostuje wszystkich modeli sam. Na liście podprocesorów do hostingu modeli językowych są m.in. Anthropic, OpenAI, Google, Fireworks i Baseten (lokalizacja „Global”), Cerebras (USA) i X.AI (USA, Wielka Brytania), a do bazy wektorowej Turbopuffer (USA, Niemcy, Korea, Japonia).
Do dostawcy modelu trafia przy tym nie tylko to, co wpiszesz w czacie. Gdy odpowiedź wymaga przeszukania workspace'u, Notion wysyła modelowi zapytanie razem ze stronami znalezionymi w bazie wektorowej („the pages identified by the vector database”), a model na ich podstawie układa odpowiedź (Notion AI security practices). Nie musisz więc sam wklejać danych klienta do czatu, żeby trafiły do modelu.
Retencja. Notion pisze, że dla planu Enterprise dostawcy modeli domyślnie stosują zerową retencję („zero data retention”), a dla pozostałych planów „only retain Customer Data for 30 days or fewer before deletion” (Notion AI security practices). Ta sama strona zastrzega, że niektóre funkcje mogą wymagać modeli przechowujących dane. Są one domyślnie wyłączone i włącza je administrator. Jedno trzeba dopowiedzieć: te deklaracje dotyczą dostawców modeli. Zerowa retencja u dostawcy modelu nie oznacza, że Notion nie przechowuje Twoich stron, historii rozmów ani wyników pracy AI. To robi sam Notion, bo na tym polega usługa opisana w umowie powierzenia.
Trenowanie. Tu Notion mówi na dwa sposoby i warto znać oba. Strona pomocy: „By default, Notion and its AI Subprocessors do not use Customer Data to train any models”, a umowy z dostawcami modeli trenowania zakazują (Notion AI security practices). Przebudowana strona notion.com/security pisze mocniej: „Customer data is never used to train AI models by Notion or its subprocessors”. Różnicę między „domyślnie” a „nigdy” robi program AI LEAP: właściciel workspace'u może dobrowolnie udostępnić dane, żeby Notion ulepszał na nich modele, w zamian za wcześniejszy dostęp do nowości (AI LEAP, FAQ). Decyduje o tym przełącznik „Share data to improve Notion AI”, dostępny dla właściciela workspace'u w każdym planie (Notion AI FAQs). Moja rekomendacja: jeśli trzymasz w Notion dane klientów, wyłącz go.
Wyjątek: Claude Fable. Notion pisze wprost: „When you use Claude Fable 5, Anthropic may store your prompts and responses for a period of time … Other AI models available in Notion don't work this way. That's why your admin needs to review and switch it on first” (Custom Agents). Nie podaje, jak długo. Moja ostrożna rekomendacja dla firmy z danymi klientów: zostaw ten model wyłączony, dopóki nie wiesz więcej.
Embeddingi, czyli wektorowe „odciski” Twoich stron, z których korzysta wyszukiwanie AI, powstają według Notion przez API OpenAI z zerową retencją i są kasowane „within 60 days” od usunięcia strony albo workspace'u (Notion AI security practices).
Który model widzi Twoje dane
W Notion AI wybierasz model z listy. Pomoc Notion Agent wymienia „Claude Fable 5.1 (Business and Enterprise plans only), Claude Sonnet 5, the newest GPT models, Gemini, and Grok”, a domyślnie działa tryb Auto (Notion Agent). Lista rośnie szybko. W ostatnim tygodniu września Notion ogłosił w X siedem nowych modeli (wpis z 30 września 2026), a umowa powierzenia i listy podprocesorów w tym czasie się nie zmieniły.
Przy części modeli Notion podaje, kto je hostuje. Kimi K3 jest „Hosted by Fireworks, a US-based provider” (wpis z 27 lipca 2026), a GLM 5.2 jest „Served via @baseten” (wpis z 16 czerwca 2026). Nie znalazłem jednak kompletnej, aktualizowanej tabeli, która przypisuje wszystkie modele do podmiotów, które je hostują. Przy GLM 5.3, dodanym we wrześniu, hosta w komunikacie nie było (wpis z 19 września 2026).
Z tego wynika praktyczna rada: sprawdzaj dwie rzeczy naraz. Dostawcę na liście podprocesorów oraz konkretny model: do czego służy, jaką ma retencję i do czego agent, który go używa, ma dostęp. Sam wpis dostawcy na liście nie odpowiada na wszystkie te pytania.
Wybór modelu zmienia też to, co agent w ogóle przeczyta: „depending on the model you choose, Agent may look only at info from the web … It may not be able to look at info from your workspace or connected apps” (Notion Agent).
Kontrola modeli jest w planach Business i Enterprise. Właściciel workspace'u wybiera dozwolone modele osobno dla Notion Agent i dla Custom Agents (Settings → Notion AI → General → Model controls, informacja o wydaniu z 9 września 2026). Modele premium są domyślnie wyłączone, dopóki nie włączy ich właściciel albo administrator (zarządzanie modelami).
Plan ChatGPT jako płatnik. Od 29 września 2026 w planach Business i Enterprise Notion Agent może zużywać limit z planu ChatGPT, gdy wybierzesz konkretny model GPT (wpis Notion z 29 września 2026). Notion odpowiada wprost na pytanie o dane: „Notion's agreements with its AI subprocessors still apply, including commitments that customer data is not used for training and applicable no-data-retention terms” (plan ChatGPT w Notion Agent). Płaci ChatGPT, ale dane idą po umowach Notion. To odwrotna sytuacja niż wtedy, gdy to ChatGPT czyta Twój Notion przez wtyczkę. Wtedy obowiązują zasady ChatGPT, co opisałem w artykule ChatGPT w Notion.
Agenci z zewnątrz to osobna kategoria, z dwóch powodów. Pierwszy to wspomniane własne uprawnienia. Drugi to retencja: „Notion's zero data retention commitments don't extend to Claude agents in Notion … Anthropic stores session data between requests” (agenci Claude w Notion), a sesje Cursora działają „on Cursor's infrastructure under Cursor's data handling policies” (Cursor w Notion). Agenci Claude są domyślnie wyłączeni w planie Enterprise (agenci Claude w Notion). Dostępność Cursora i pozostałych integracji sprawdź w ustawieniach administratora. Więcej o tym, jak działają, w tekście o Claude jako agencie w Notion.
Największa bariera nie jest w AI: punkt 9.5 umowy powierzenia
Ten fragment jest najważniejszy w całym artykule. Umowa powierzenia Notion (Data Processing Addendum, wersja obowiązująca od 14 sierpnia 2026) w punkcie 9.5 mówi, że klient zapewnia Notion, iż powierzone dane osobowe nie zawierają i nie będą zawierać danych wrażliwych, w tym m.in.:
- informacji finansowych, np. „credentials to any financial accounts or tax return data”;
- informacji o zdrowiu;
- danych biometrycznych;
- numerów identyfikacyjnych nadanych przez państwo („government IDs”);
- haseł do kont online;
- danych kart płatniczych i raportów kredytowych;
- danych dzieci poniżej 16 lat;
- szczególnych kategorii danych w rozumieniu RODO.
Załącznik ze standardowymi klauzulami umownymi powtarza: „sensitive data are expressly excluded from the scope of the Services.”
Co to znaczy w praktyce? To nie jest techniczna blokada, Notion przyjmie każdy plik. To Twoje zapewnienie w umowie i dotyczy całego Notion, nie tylko AI. Wyłączenie AI nic tu nie zmienia. Punkt mówi przy tym o danych osobowych powierzonych Notion. Nie obejmuje więc informacji finansowych firmy, które nie zawierają danych osobowych, np. budżetu czy planu sprzedaży. Wynagrodzenia pracowników albo finanse jednoosobowej działalności, które da się przypisać konkretnej osobie, nadal są danymi osobowymi (art. 4 pkt 1 RODO).
Umowa i RODO to dwa różne zbiory. Łatwo je pomylić, więc rozdzielam trzy pojęcia:
- „Sensitive personal data” z punktu 9.5 to pojęcie z umowy Notion. Obejmuje m.in. dane podatkowe, numery identyfikacyjne i hasła.
- Szczególne kategorie danych z art. 9 RODO to m.in. dane o zdrowiu, dane biometryczne przetwarzane w celu jednoznacznej identyfikacji osoby, poglądy polityczne, przynależność związkowa. PESEL czy dane finansowe same w sobie do nich nie należą, ale dokument, w którym występują, może ujawniać także dane szczególne, np. zwolnienie lekarskie z numerem PESEL.
- Dane o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa reguluje osobno art. 10 RODO. Punkt 9.5 nie wymienia ich wprost, ale standardowe klauzule umowne zaliczają je do danych wrażliwych („sensitive data”), a te są wyłączone z usług.
Ograniczenie umowne Notion jest więc szersze niż katalog z art. 9 RODO. Naruszenie go tworzy problem w relacji z Notion, a zgodność z RODO wymaga osobnej oceny.
Obok jest punkt 9.4: klient zobowiązuje się nie używać usług do celów uznanych za „High Risk AI System” w unijnym akcie o AI. Zwykła baza klientów czy zleceń takim systemem nie jest, ale np. ocena kandydatów do pracy z pomocą AI należy do obszarów wysokiego ryzyka z załącznika III do AI Act.
Nie chodzi o branżę, tylko o rodzaj danych. Punkt 9.5 dotyczy każdej firmy, która trzyma w Notion np. zeznania podatkowe klientów, zwolnienia lekarskie i numery PESEL pracowników, wyniki badań, skany dowodów osobistych, akta spraw albo hasła do kont klientów.
Dla kontrastu: zwykła baza kontaktów biznesowych (imię, nazwisko, firma, e-mail, telefon) może nie obejmować danych wyłączonych w punkcie 9.5. Decyduje jednak rzeczywista treść rekordów i kontekst działalności, a nie nazwy kolumn. Opis zlecenia, notatka ze spotkania czy status mogą ujawniać np. informacje o zdrowiu albo o sprawie karnej, a dane dzieci poniżej 16 lat, także kontaktowe, też podlegają ograniczeniu z umowy. Taka baza nie jest też automatycznie „zgodna z RODO”, bo obowiązki z kolejnych sekcji zostają.
Dla danych o zdrowiu jest wąski wyjątek: umowa BAA, dostępna tylko w planie Enterprise. Dotyczy chronionych informacji zdrowotnych w rozumieniu amerykańskiej ustawy HIPAA, wymaga podpisanej umowy i konfiguracji workspace'u opisanej przez Notion, a usługi w wersji beta nie są nią objęte (HIPAA w Notion). Agenci Claude w Notion są dziś w becie. Nie wyprowadzałbym z BAA zgody na dowolne dane zdrowotne polskich klientów. To amerykański mechanizm i nie zastępuje oceny pod RODO.
Praktyczne rozwiązanie, które warto omówić z prawnikiem: w Notion trzymasz zlecenie, termin i status, a sam dokument z danymi wrażliwymi leży w systemie, który na to pozwala, z odnośnikiem w Notion. Dwa zastrzeżenia. Tytuł, opis, status i sam adres odnośnika też mogą zdradzać informacje, np. „Zwolnienie lekarskie, J. Kowalski, marzec”. A agent podłączony do zewnętrznego magazynu może dokument pobrać, więc ten magazyn potrzebuje własnych ograniczeń dostępu.
Plan ma znaczenie
Te same dane w Notion są chronione inaczej zależnie od planu. Zestawienie według cennika, pomocy i trust center (odczyt 13 października 2026):
| Funkcja | Free | Plus | Business | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Notion AI | wersja próbna | wersja próbna | tak | tak |
| Retencja u dostawców modeli (domyślnie) | do 30 dni | do 30 dni | do 30 dni | zero |
| Wybór dozwolonych modeli przez admina | nie | nie | tak | tak |
| Uprawnienia do kolumn (Property access) | nie | nie | tak | tak |
| Wyłącznik AI dla całego workspace'u | nie opisano | nie opisano | nie opisano | tak |
| Dziennik zdarzeń (audit log) | nie | nie | nie | tak |
| Przechowywanie danych w UE | nie | nie | nie | tak |
| Umowa BAA (dane o zdrowiu, HIPAA) | nie | nie | nie | tak |
| Plan ChatGPT jako płatnik | nie | nie | tak | tak |
Trzy uwagi do tabeli. Retencja dotyczy domyślnych ustawień: modele przechowujące dane (jak Claude Fable) i agenci zewnętrzni mają własne zasady. Wyłącznik AI dla całego workspace'u Notion opisuje tylko dla Enterprise („Workspace owners on the Enterprise Plan can promptly disable Notion AI features”, trust center). Nie pisze wprost, że Business go nie ma, ale też go tam nie opisuje. Trzecia uwaga dotyczy UE: przechowywanie w Unii obejmuje tylko dane w spoczynku, a Notion zaznacza, że „will continue to store and process all categories of data in the United States and other international locations” (data residency). Przechowywanie w UE nie oznacza przetwarzania w UE, także przy AI.
Transfer danych do USA
Notion Labs to firma z USA, więc korzystanie z Notion oznacza przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Umowa powierzenia przewiduje standardowe klauzule umowne z decyzji Komisji 2021/914 dla tzw. „Restricted Transfers”, czyli przekazań do kraju, wobec którego nie ma decyzji Komisji o odpowiednim stopniu ochrony. Strona GDPR at Notion mówi: „we rely on standard contractual clauses (SCCs)”.
Notion Labs jest też na liście EU-US Data Privacy Framework ze statusem „Active - Re-certification under Review”. Europejska Rada Ochrony Danych wyjaśnia w FAQ dla firm, że przekazanie do certyfikowanej firmy z USA może opierać się na decyzji o adekwatności, także gdy ta firma jest podmiotem przetwarzającym. Umowa Notion na DPF się nie powołuje, ale to samo w sobie nie przesądza, że DPF nie ma znaczenia. Na czym opiera się Twój transfer, czy certyfikacja obejmuje Twoje dane i jak wyglądają dalsze przekazania do podprocesorów, to pytania do prawnika. Nie rozstrzygam ich tutaj.
Sama decyzja o DPF też jest w toku sporu. Utrzymał ją Sąd UE w wyroku T-553/23 z 3 września 2025, a odwołanie od niego czeka w Trybunale jako sprawa C-703/25 P. Na 13 października 2026 w publicznej karcie sprawy nie znalazłem informacji o rozprawie ani wyroku.
Co z tego wynika dla Ciebie? Jeśli transfer opiera się na standardowych klauzulach, administrator ma udokumentować ocenę prawa i praktyk kraju odbiorcy (klauzula 14 SCC) i umieć ją pokazać organowi. Możesz oprzeć się na dokumentacji przygotowanej przez dostawcę, ale to Ty ją oceniasz. Niezależnie od mechanizmu zapis o przekazaniu poza EOG musi się znaleźć w klauzuli informacyjnej dla Twoich klientów i w rejestrze czynności.
Obowiązki polskiej firmy wobec danych klientów
Najpierw ustal swoją rolę, bo umowa Notion przewiduje dwa warianty (punkt 3.1):
- Przetwarzasz dane własnych klientów i kontaktów. Jesteś administratorem, a Notion podmiotem przetwarzającym.
- Przetwarzasz dane w imieniu klienta, np. gdy prowadzisz dla klienta jego kadry, księgowość albo obsługę jego klientów. Wtedy sam jesteś podmiotem przetwarzającym, a Notion dalszym podmiotem przetwarzającym. Potrzebujesz zgody administratora na dalsze powierzenie, a umowa z Notion ma nakładać te same obowiązki ochrony danych co Twoja umowa z klientem (art. 28 ust. 2 i 4 RODO). Standardową umowę Notion trzeba więc porównać z obowiązkami z Twojej umowy z klientem. To dobre pytanie do prawnika.
Jako administrator masz kilka obowiązków, które nie znikają, gdy narzędzie jest popularne:
- Weryfikacja podmiotu przetwarzającego (art. 28 ust. 1 RODO). Korzystasz tylko z dostawcy, który daje wystarczające gwarancje. Europejska Rada Ochrony Danych opisuje tę ocenę jako zależną od konkretnego przetwarzania i wymagającą okresowego powtarzania (wytyczne 07/2020). W praktyce zapisz wnioski tej oceny: zakres powierzanych danych, przyjęte zabezpieczenia i termin następnego przeglądu. PDF umowy powierzenia z datą wersji (obecna obowiązuje od 14 sierpnia 2026) i list podprocesorów z dniem pobrania dokumentuje, na jakich źródłach ją oparłeś.
- Rejestr czynności przetwarzania z wpisem o przekazaniu poza EOG i o terminach usunięcia danych (art. 30). Zwolnienie dla firm poniżej 250 osób nie działa, gdy przetwarzanie nie jest sporadyczne, a prowadzenie CRM sporadyczne nie jest.
- Klauzula informacyjna dla klientów z informacją o przekazaniu danych do USA (art. 13 ust. 1 lit. f).
- Ocena potrzeby DPIA. Wykaz UODO wskazuje m.in. przetwarzanie szczególnych kategorii danych i innowacyjne zastosowanie technologii. Samo użycie AI nie wymaga oceny skutków automatycznie, ale warto zapisać, że ją rozważyłeś.
- Pytania UODO do wdrożeń AI. UODO opublikował w sierpniu 2026 listy pytań dla firm wdrażających AI i zaznacza, że wersja dla małych firm nie wystarczy, gdy dane są wrażliwe albo trafiają poza EOG.
- Kompetencje w zakresie AI (art. 4 AI Act). Od lipca 2026, po zmianie rozporządzeniem 2026/1744, firma ma podejmować działania wspierające wiedzę o AI wśród osób, które z niej korzystają, bez obowiązku gwarantowania konkretnego poziomu. Przepis każe przy tym brać pod uwagę wiedzę tych osób, kontekst użycia i ludzi, na których system wpływa. Krótka instrukcja „co wolno wpisywać do AI” może być pierwszym krokiem, ale zakres wsparcia dopasowujesz do tego, jak firma używa AI i jakie jest ryzyko.
Dobrze pokazuje to decyzja UODO z 2026 roku: kara 11 594 zł dla firmy, której przejęto skrzynkę pocztową z danymi 111 osób, z uzasadnieniem, że „administrator nie może zwolnić się z odpowiedzialności poprzez powołanie się na działania… np. hostingodawcy” (komunikat UODO). Przenosząc to na Notion: popularność dostawcy nie zdejmuje odpowiedzialności z Ciebie.
Gdy obowiązuje Cię tajemnica zawodowa
Jeśli wykonujesz zawód z ustawową tajemnicą, np. jako adwokat, radca prawny, doradca podatkowy albo lekarz, do obowiązków z poprzedniej sekcji dochodzi jeszcze jeden. Część samorządów zawodowych zajęła się już AI wprost, na przykład:
- Adwokaci. Nowy §23e Kodeksu Etyki Adwokackiej (uchwała NRA z czerwca 2026, tekst jednolity) mówi, że narzędzia AI mają tylko wspomagać, zakazuje wprowadzania informacji objętych tajemnicą do narzędzi, które nie zapewniają należytej ochrony, i nakłada obowiązek samodzielnej weryfikacji wyniku.
- Radcowie prawni. Rekomendacje KIRP o AI (2025, niewiążące) każą m.in. ustalić w umowie z dostawcą, jak chroniona jest poufność danych wejściowych i wyjściowych i czy nie są one używane do trenowania.
W Notion oznacza to konkretnie: zerowa retencja i wyłącznik AI są tylko w Enterprise, agenci zewnętrzni działają poza zerową retencją, a Custom Agent z dostępem do dokumentów objętych tajemnicą może je ujawnić osobie, która może z niego korzystać. Decyzję, czy i na jakim planie korzystać z AI, warto oprzeć na zasadach własnego samorządu. Pisemne zobowiązanie do poufności warto mieć też od zewnętrznego wdrożeniowca.
Co ustawić w Notion jeszcze dziś
Pojedyncze ustawienia zmienisz w kilka minut, ale pełny przegląd agentów, gości i połączeń zależy od wielkości workspace'u. Kroki nie wymagają zmiany planu. Część ustawień jest tylko w Business i Enterprise, co zaznaczam przy kroku. To moje rekomendacje, nie wymogi RODO.
Sprawdź swój plan i to, kto jest właścicielem workspace'u
Od planu zależy retencja, kontrola modeli, uprawnienia do kolumn i wyłącznik AI (tabela wyżej). Właściciel workspace'u to osoba, która zmienia ustawienia z kolejnych kroków.
Wyłącz udostępnianie danych do ulepszania AI
Przełącznik „Share data to improve Notion AI” ma być wyłączony. Notion podaje dwie ścieżki: Settings → Notion AI albo Settings → Workspace → General (Notion AI FAQs). Dostępny w każdym planie dla właściciela workspace'u.
Ogranicz dozwolone modele (Business, Enterprise)
Settings → Notion AI → General → Model controls, osobno dla Notion Agent i Custom Agents. Zostaw modele, których naprawdę używasz. Claude Fable zostaw wyłączony, jeśli w workspace'ie są dane klientów. Notion oznacza mniejsze modele ostrzeżeniem, że mogą być bardziej podatne na prompt injection (Custom Agents security features), więc przy danych poufnych, które mieszczą się w zakresie umowy z Notion, i przy treściach z zewnątrz lepiej wybierać większe. Większy model nie znosi ograniczeń punktu 9.5.
Przejrzyj Custom Agents: co czytają i kto z nich korzysta
Custom Agent działa na własnych uprawnieniach, nie na uprawnieniach osoby, która go uruchamia. Otwórz Share na bazie z danymi klientów: agenci są tam na liście tak jak ludzie (Custom Agents security features). Sprawdź, którzy mają dostęp, i kto może z nich korzystać. Notion radzi: „Choose read-only unless edits are truly required” (prompt injection).
Nie włączaj agentów zewnętrznych w przestrzeniach z danymi klientów
Agenci Claude i Cursor mają własne uprawnienia i działają poza zerową retencją Notion. Jeśli ich potrzebujesz, trzymaj ich z dala od baz z danymi klientów.
Przejrzyj udostępnianie publiczne, gości, połączenia i wyszukiwanie w sieci
Sprawdź strony opublikowane w sieci, gości w przestrzeniach z danymi klientów i połączenia z zewnętrznymi aplikacjami. Notion wymienia treści z zewnątrz i wyszukiwanie w sieci jako drogę ataku na agentów i daje adminom możliwość wyłączenia wyszukiwania w sieci oraz ograniczenia adresów, do których agenci mogą sięgać (prompt injection). Custom Agents same pytają o zgodę, zanim otworzą nieoczekiwany link (Custom Agents security features): takie prośby czytaj, zanim je zatwierdzisz.
Ogranicz dostęp do poufnych kolumn (Business, Enterprise)
Notion pisze, że AI „usually inherits the user's permissions. If the user can't see a column, then their agent can't read it or fill it in”, a agentom można nadać osobne uprawnienia do kolumn (Property access). Dwa zastrzeżenia: reguły kolumn nie ograniczają osób z pełnym dostępem (Full access) do bazy, a ukrycie kolumny w widoku to nie to samo co odebranie do niej dostępu. Jak to skonfigurować, pokazuję w tekście o uprawnieniach do kolumn. Zachowania AI wobec tych reguł sam jeszcze nie testowałem.
Zapisz się na powiadomienia o nowych podprocesorach
Według umowy powierzenia wysyłasz e-mail na team@makenotion.com z tematem „Subscribe to New Subprocessors”. Masz wtedy 10 dni na sprzeciw wobec nowego podprocesora.
Zarchiwizuj umowę powierzenia i listy podprocesorów z datą
Zapisz umowę i obie listy podprocesorów jako PDF z dniem pobrania. To dokumentacja wersji źródeł, na których opierasz ocenę dostawcy, i punkt odniesienia przy następnej zmianie. Wnioski z samej oceny zapisz osobno (sekcja o obowiązkach wyżej).
Wyjaśnienie, czemu ograniczanie dostępu działa, daje sam Notion w jednym ze swoich krótkich filmów:
W tłumaczeniu: „Wskazówka czwarta: dawaj agentowi dostęp tylko do tego, czego naprawdę potrzebuje. Zacznij skromnie, żeby było bezpiecznie. Dostęp zawsze możesz później rozszerzyć.”
Pytania do własnego prawnika
Zanim włączysz AI na danych klientów, warto zadać prawnikowi te pytania. Każde wynika z konkretnego zapisu w dokumentach Notion albo w RODO:
- Czy w części danych firma jest podmiotem przetwarzającym dla swoich klientów, a jeśli tak, czy ma ich zgodę na dalsze powierzenie Notion?
- Czy dane, które firma przetwarza (np. dokumenty podatkowe, zwolnienia lekarskie, akta spraw), mieszczą się w art. 9 lub 10 RODO i jak szeroko czytać „financial information … tax return data” z punktu 9.5 umowy Notion?
- Jakie okresy przechowywania dotyczą tych kategorii dokumentów i od kiedy je liczyć?
- Na czym opiera się transfer do Notion: na standardowych klauzulach czy na DPF? Czy wystarczy ocena transferu przygotowana przez Notion, czy potrzebna jest własna, i kto ją aktualizuje?
- Czy umowa powierzenia zaakceptowana kliknięciem spełnia wymóg formy z art. 28 ust. 9 i jak dokumentować jej zmiany?
- Jak traktować dostawców modeli AI jako dalsze podmioty przetwarzające i jak wnieść sprzeciw wobec nowych?
- Czy przy tej skali firma prowadzi rejestr czynności obejmujący CRM i AI?
- Na jakiej podstawie z art. 6 przetwarzać dane osób kontaktowych u klientów i dane marketingowe?
- Czy terminy powiadomień o incydencie w umowie Notion pozwolą dotrzymać 72 godzin z art. 33 RODO?
Co sprawdzić samemu, żeby ten tekst się nie zestarzał
Wszystko powyżej jest stanem na 13 października 2026. Miejsca, w których zmiana byłaby najważniejsza:
- umowa powierzenia (DPA): data „Last updated” na górze strony, dziś 14 sierpnia 2026;
- lista podprocesorów na notion.so i lista w trust center: Notion publikuje dwie wersje, które różnią się składem i niektórymi opisami. Przed oceną konkretnej funkcji sprawdź obie, a rozbieżności wyjaśnij z Notion;
- Notion AI security practices: retencja i trenowanie;
- Custom Agents security features: uprawnienia agentów;
- Custom Agents: lista modeli, które przechowują dane.
Jeśli zaczynasz z Notion dopiero teraz, podstawy opisałem w tekstach Co to jest Notion i Notion dla małej firmy, a gotowy szablon CRM w Notion pokazuje, jak poukładać dane klientów od początku. Szerzej o tym, co Notion AI potrafi i ile kosztuje, piszę w przewodniku po Notion AI.
Czy Notion AI jest zgodny z RODO?
Tego nie da się powiedzieć o narzędziu, tylko o sposobie, w jaki go używasz. Notion daje umowę powierzenia ze standardowymi klauzulami, listę podprocesorów i deklaracje o retencji i trenowaniu. Zgodność zależy od tego, jakie dane wkładasz, na jakim planie, jak ustawiłeś uprawnienia agentów i czy wykonałeś obowiązki opisane wyżej.
Czy Custom Agent może pokazać komuś dane, których ta osoba nie widzi?
Tak, według Notion może. Custom Agents i agenci zewnętrzni mają własne uprawnienia, niezależne od uprawnień osoby, która ich używa. Dlatego przy każdym agencie sprawdzasz, co może przeczytać i kto może z niego korzystać. Osobisty Notion Agent działa inaczej: widzi tylko to, co Ty.
Czy Notion trenuje AI na moich danych?
Według Notion domyślnie nie, ani Notion, ani dostawcy modeli. Wyjątek to program AI LEAP, do którego właściciel workspace'u może dane udostępnić przełącznikiem „Share data to improve Notion AI”. Sprawdź, czy jest wyłączony.
Jak długo dostawcy modeli trzymają moje zapytania?
Domyślnie do 30 dni w planach Free, Plus i Business, zero w Enterprise. Claude Fable ma odrębne zasady: Anthropic może przechowywać zapytania przez pewien czas, a Notion nie podaje, jak długo. Agenci zewnętrzni działają poza zerową retencją. Niezależnie od tego Notion przechowuje Twoje strony i rozmowy z AI, bo na tym polega usługa.
Czy mogę trzymać w Notion dane podatkowe albo zdrowotne klientów?
Według punktu 9.5 umowy powierzenia zapewniasz, że powierzone Notion dane osobowe nie obejmują kategorii wyłączonych w tym punkcie, w tym danych podatkowych i zdrowotnych osób. Dokumentów finansowych firmy bez danych osobowych ten punkt nie dotyczy. Dla danych o zdrowiu istnieje umowa BAA w planie Enterprise, ale dotyczy amerykańskich przepisów HIPAA, wymaga konfiguracji i nie obejmuje usług w becie. Konkretną decyzję podejmij z prawnikiem.
Czy przechowywanie danych w UE rozwiązuje problem transferu do USA?
Nie. Ta opcja jest tylko w Enterprise, obejmuje dane w spoczynku, a Notion pisze, że nadal przetwarza dane w USA i innych krajach. Transfer pozostaje, a to, czy opiera się na standardowych klauzulach, czy na DPF, warto ustalić z prawnikiem.
Czy wybór modelu w Notion AI zmienia coś prawnie?
Może zmienić. Przy części modeli Notion podaje, kto je hostuje, ale kompletnej tabeli przypisań nie znalazłem. Model wpływa na retencję (np. Claude Fable przechowuje dane) i na to, co agent może przeczytać. Dlatego sprawdzasz i dostawcę na liście podprocesorów, i ustawienia konkretnego modelu.
Jeśli chcesz przejrzeć ustawienia swojego Notion razem ze swoim prawnikiem, napisz do mnie. Zgodności z RODO nikt Ci nie obieca, ale porządek w ustawieniach i dokumentach da się zrobić w jedno popołudnie.
